Партнеры Bell 8 апреля 2019

Купил, полетел, отчитался: как «Додо Пицца», МодульБанк и Revolut организовывают командировки для сотрудников



Командировки — это необходимость любого бизнеса, который идет за пределы своего региона. Однако если организовать личное путешествие можно онлайн и за полчаса, то рабочие поездки часто приходится оформлять устаревшими методами — писать и звонить в агентства делового туризма. Многие полагают, что это единственный способ сделать все «по правилам», чтобы получить корректные документы и контролировать расходы сотрудников.

Это не так.

Этот текст мы подготовили совместно с сервисом Smartway, который заменяет классические агентства. Герои этого материалы — успешные и быстрорастущие компании, которые изменили подход к командировкам. Они уже сделали поездки удобнее и больше не переплачивают.

«Додо Пицца»

Сеть пиццерий, основанная Федором Овчинниковым в 2011 году в Сыктывкаре, — пожалуй, одна из самых ярких и самобытных историй предпринимательского успеха в России. Она сумела завоевать не только российский рынок, но и мировой: у «Додо Пиццы» более 250 заведений по всему миру и еще около 300 франшиз. Молодой компании из региона, которая буквально за пару лет превратилась в международную сеть и полностью перешла на англоязычные внутренние коммуникации, очень часто приходится отправлять сотрудников в разнообразные поездки.

Сколько командировок

60–90 поездок в месяц

Куда отправляются

В последний год сотрудники компании часто летают в Европу и Великобританию, где сейчас открывается новая пиццерия. До этого активно развивали китайское направление и постоянно бывали в Шанхае.

Бюджет поездок

₽1,5–2 млн в месяц

Какие проблемы возникали

«Сначала каждый сам планировал и организовывал свою поездку, процедура никак не регламентировалась. Но когда появились поездки, включающие несколько стран и городов за короткий период, то мы поняли, что необходим баланс между стоимостью и гибкостью передвижения. Так в компании появился менеджер, который занимается поездками и специальный сервис для этого», — рассказывает HR-партнер «Додо Пиццы» Наталья Старостина.

Что изменилось и как работает теперь

Появление менеджера и сервиса сделало даже спонтанные командировки более организованными, а затраты — предсказуемыми. Сотрудники во внутренней системе указывают менеджеру пожелания, а он с помощью Smartway подбирает оптимальный вариант и следит за бюджетом и документами.

 Совет

Командировка не заканчивается на отбытии сотрудника, гораздо больше сил тратится на отчетность. Технологические решения позволяют наладить обмен данными с внутренними системами документооборота. Например, можно настроить интеграцию Smartway с «1С», что поможет оптимизировать работу бэкофиса и бухгалтерии.

Revolut

Самый горячий финтех-стартап Revolut Николая Сторонского был оценен инвесторами более чем в $1,7 млрд. Пока сервисы Revolut недоступны российским пользователям. Однако большие офисы находятся в России, а именно в Москве и Санкт-Петербурге. Сотрудники путешествуют много и часто.

Сколько сотрудников

870 человек

Куда отправляются

Помимо Москвы и Санкт-Петербурга у Revolut есть офисы в Лондоне и Кракове. Недавно открылся еще один в Вильнюсе, а в ближайшее время заработают представительства в Порту и Сан-Франциско. «Самое популярное направление для командировок, конечно, — Лондон. В штаб-квартиру регулярно ездят сотрудники из всех перечисленных локаций», — рассказывает менеджер по корпоративным сервисам Вероника Шевцова. На втором месте по частоте — Москва и Санкт-Петербург, затем —польское направление. Компания также арендует места в коворкингах по всей Европе, в Азии и в США. Сотрудники работают в Румынии, Сингапуре, Швеции, Франции, Испании, Японии, Австралии.

Какие особенности

Помимо стандартных представительских расходов, перелетов и гостиниц, Revolut оплачивает визовые расходы. Сотрудники оформляют их самостоятельно по составленным в компании гайдам. А вот процесс оформления командировки в России более сложный — служебки, приказы, суточные, авансовые отчеты и прочие бумаги — заставлять сотрудников тратить на это время просто нерационально. Поэтому Revolut выбрали Smartway.

Как работают

«Revolut состоит из множества продуктовых команд. Их участники работают друг с другом дистанционно. Продакт-менеджер может базироваться в Лондоне, дизайнер — в Москве, а разработчики — в Кракове и Санкт-Петербурге. Если кто-то чувствует, что у него с командой накопилось много нерешенных дел, непонимание или, наоборот, появилась классная идея, которую можно быстро воплотить в жизнь, —  продолжает Вероника, — то он собирается и едет». Smartway позволяет быстро организовать такую спонтанную командировку без ущерба для отчетных документов.

 Совет

Командировки — это сервис внутри компании, который должен быть максимально автоматизирован. Чем меньше придется делать в ручном режиме, тем меньше проблем придется решать сотрудникам и бухгалтерии.

Модульбанк

Основанный выходцами из Сбербанка, Модульбанк всегда позиционировал себя как лучшего друга для предпринимателей. На весьма консервативном и тесном рынке «Модуль» нашел свое место, предоставляя удобный сервис именно предпринимателям из регионов. Там выручка компании уже превысила ₽2,5 млрд.

Количество поездок

60 в месяц

Куда отправляются

Региональная экспансия требовала большого количества поездок, например, в Уфу и Кострому. Также менеджеры из регионов часто прилетают в Москву на обучение.

Бюджет поездок

₽2–3 млн в месяц.

Как было раньше

«Негативный опыт, связанный с командировками, — это, конечно, эксперимент с индивидуальными лимитами на командировочные расходы без дополнительного контроля», — рассказывает руководитель службы заботы о сотрудниках Модульбанка Диана Ильина. Сотруднику назначался бюджет, в рамках которого он сам организовывал поездку, в результате лимиты постоянно истекали, документы терялись, компания кратно превышала бюджеты, а сотрудники оставались недовольны.

Что поменяли и как теперь

К проблеме в Модульбанке подошли с двух сторон: во-первых, значительную часть обучающих поездок упразднили в пользу дистанционной системы обучения, во-вторых, ввели четкое положение о командировках, а также наняли тревел-менеджера и подключились к Smartway. Теперь перед поездкой сотрудник отправляет специальную заявку в «1С», после согласования которой тревел-менеджер с помощью Smartway подбирает варианты в рамках бюджета.

Результаты

Расходы удалось снизить на ₽4 млн в квартал.

 Совет

У авиаперевозчиков есть корпоративные программы лояльности. Компания может возвращать до 7% от стоимости тарифа в виде кэшбэка баллами, и на больших объемах это дает хорошую экономию. Чтобы все работало корректно, необходимо настроить автоматическое зачисление баллов, это должен делать подрядчик, в нашем случае Smartway.

Что мне с этого?

Smartway — сервис, который позволяет удобно организовать командировки внутри компании, а также экономить на бронировании билетов и гостиниц. Его особенность — в автоматизации процессов, когда практически все операции происходят без участия людей. Исключение — это служба поддержки. Такой подход позволяет интегрироваться с внутренними системами документооборота компаний и сводить к минимуму ручной труд, а значит, экономить время сотрудников и не оплачивать раздутый штат контрагента.

Если вы хотите узнать подробней, то оставьте заявку и менеджеры Smartway откроют вам доступ в тестовый кабинет, а также проведут подробную презентацию.

Анна Козак