Партнеры Bell 15 мая 2019

Из Калифорнии в Краснодар и обратно: The Bell протестировал онлайн-сервис организации командировок OneTwoTrip for Business


При поддержке


Степень распространения средств связи достигла максимума за всю историю человечества. Но, хотя мы можем связаться с людьми не просто в соседнем офисе, а на другом конце Земли, для полноценного построения и развития бизнеса все еще нужны рабочие командировки. Именно поэтому глобальные затраты на них возрастают с каждым годом и в 2017-м, например, достигли $1,33 трлн.

Траты на командировки — прямое следствие объема, роста и влияния экономики, именно поэтому абсолютными лидерами здесь являются США и Китай, но и Россия не отстает. В 47% отечественных компаний постоянные командировки являются одним из необходимых условий развития бизнеса. Правда, если с организацией частной поездки сегодня справится любой, даже не самый технически подкованный человек, то с командировками в России все очень-очень сложно, дорого и непонятно.

Вместе с нашим партнером — OneTwoTrip for Business — мы решили разобраться, какие главные проблемы стоят между вашей компанией и удобными рабочими поездками, а главное — как их можно преодолеть. Увидеть все подводные камни  нам поможет опыт путешествия команды шоу «Русские норм!» (а важнейшая ее часть, напомним, живет в Калифорнии) в Краснодар на интервью с Сергеем Галицким.

Очень много бумаг и документов

Международный опыт говорит: как только ваш бизнес вырвется за пределы «родного» региона или страны, рабочие поездки станут ощутимой статьей расходов компании. А когда число командировок превысит 10 поездок в месяц, компания войдет в новую бюрократическую эру. The Bell в этом плане «повезло»: мы были международным проектом с рождения, так что отлично понимаем, почему нельзя просто «выдать деньги из кассы» или «забронировать как-нибудь самому, а потом — возместим». Холодный, строгий голос бухгалтера пояснит, что теперь нужно: согласовать билеты, выбрать оптимальную гостиницу, заказать все через официального поставщика, получить подтверждения, подписать приказ, сохранить посадочные, чеки и другие отчетные документы, чтобы отчитаться по статье 166 ТК РФ. Госкомпания, технологический стартап или сеть кофеен — в случае с организацией командировок все они столкнутся с похожими проблемами.

Минимальный пакет документов для организации командировки сотрудника

📄 Приказ

📄 Лист согласования

📄 Билеты

📄 Посадочные талоны

📄 Сканы паспорта*

📄 Чеки гостиницы

📄 Отчет

* В случае зарубежной командировки

Для поездки на интервью нам пришлось сначала заказать Лизе Осетинской билеты из Калифорнии в Москву, затем найти всей команде удобные рейсы в Краснодар и, наконец, подобрать удобно расположенную гостиницу, откуда можно быстро добраться до площадки со всем оборудованием. OneTwoTrip for Business в этом плане оказался настоящим спасением. Никакие чеки на месте требовать не пришлось, также как и проверять корректность актов и фактур. Все закрывающие документы появились сначала в электронном виде в личном кабинете.

Очень тяжело организовать, учитывая потребности каждого

В крупных компаниях часто содержат свое мини-агентство: тревел-менеджера, эккаунта и ассистента, но даже такой большой штат сотрудников не спасает от проблем, а еще и стоит очень дорого. Как быть стартапу, где из этого набора опций у тебя в лучшем случае есть… ничего из этого нет, не совсем понятно. Поэтому поиском билетов, гостиниц и прокладыванием маршрутов все занимались самостоятельно. И, разумеется, нашли себе разные рейсы, в разных аэропортах, которые были удобны каждому человеку в отдельности, но совершенно не учитывали интересы всей группы. К счастью, никто не успел ничего купить. Но лучше так не делайте. У группы должен быть координатор. И лучше он узнает об этом заранее, а не станет им стихийно. Организацию поездки нам все-таки пришлось поручить одному человеку. Она вынуждена была переписываться со всеми в выходные, попытки совместить все пожелания затянулись, и в итоге самые удобные и выгодные рейсы мы чуть не упустили.

OneTwoTrip for Business это:

🛫

800

авиакомпаний


🏨

2 млн

отелей


☎️

24/7

Служба поддержки


Еще «веселее» вышло с гостиницей. Оказалось, что далеко не в каждом отеле Краснодара можно расплатиться корпоративной картой. А выставление счета для юридического лица занимает до семи рабочих дней. Семь. Рабочих. Дней. С OneTwoTrip for Business можно будет об этом забыть. Во-первых, в личном кабинете можно будет установить лимиты для сотрудников, в рамках которых они смогут организовывать себе поездки. Каждый сможет забронировать билеты самостоятельно, но не превышая бюджета. Во-вторых, коммуникацию с отелями и авиакомпаниями сервис берет на себя. И платить можно не только по счету от юридического лица, но и с корпоративной карты. Проблем с закрывающими документами из-за этого не возникнет.

Очень сложно что-то изменить, добавить или исправить быстро

Несмотря на длительное планирование, переговоры и многочисленные графики, почти никогда не удается предусмотреть все. Сместились даты одного мероприятия — и вот уже вылет происходит на сутки позже. Один оператор заболел — и приходится оперативно искать другого. Наконец, звездный гость передумал за несколько часов до начала и хочет съемку в совсем другой локации. Все это требует очень быстрой реакции, однако даже просто поменять билеты с доплатой среди ночи в аэропорту, если они куплены от юридического лица, крайне сложно. Почти все стандартные агентства заканчивают свой трудовой день в 19:00, чему, конечно, мы немного завидуем, но сами так четко работать не можем. Более того, обычно любая коррекция стоит очень дорого из-за дополнительных комиссий агентств. Поездка в Краснодар была одной из самых спланированных, но в итоге пришлось менять обратные билеты нескольким сотрудникам из-за изменений графика. Даже если есть полная уверенность в командировке, лучше брать билеты чуть дороже, но с возможностью замены, чтобы потом не пришлось покупать заново по тройной цене.

Сервис OneTwoTrip for Business и тут оказался гораздо удобнее, чем обычные методы. Во-первых, его интерфейс точно такой же, как у сервиса для частных поездок. То есть бронирования, замены и прочее очень удобно делать автоматически. Никому не нужно звонить или писать длинные письма и заполнять специальные формы, чтобы просто поменять данные в билете. А в случае, если вопрос не получается решить самостоятельно, служба поддержки работает круглосуточно в любой день, так что ночевать в аэропорту без билета не придется. А это, кстати, тоже история из нашего стартаперского опыта.

Что мне с этого?

The Bell — относительно маленькая компания, поэтому мы пока не можем оценить все преимущества OneTwoTrip for Business. Но существенно упростить жизнь он может даже стартапу. Протестировать OneTwoTrip для вашего бизнеса можно здесь.

Анна Козак