Из Калифорнии в Краснодар и обратно: The Bell протестировал онлайн-сервис организации командировок OneTwoTrip for Business

Очень много бумаг и документов

Международный опыт говорит: как только ваш бизнес вырвется за пределы «родного» региона или страны, рабочие поездки станут ощутимой статьей расходов компании. А когда число командировок превысит 10 поездок в месяц, компания войдет в новую бюрократическую эру. The Bell в этом плане «повезло»: мы были международным проектом с рождения, так что отлично понимаем, почему нельзя просто «выдать деньги из кассы» или «забронировать как-нибудь самому, а потом — возместим». Холодный, строгий голос бухгалтера пояснит, что теперь нужно: согласовать билеты, выбрать оптимальную гостиницу, заказать все через официального поставщика, получить подтверждения, подписать приказ, сохранить посадочные, чеки и другие отчетные документы, чтобы отчитаться по статье 166 ТК РФ. Госкомпания, технологический стартап или сеть кофеен — в случае с организацией командировок все они столкнутся с похожими проблемами.

Для поездки на интервью нам пришлось сначала заказать Лизе Осетинской билеты из Калифорнии в Москву, затем найти всей команде удобные рейсы в Краснодар и, наконец, подобрать удобно расположенную гостиницу, откуда можно быстро добраться до площадки со всем оборудованием. OneTwoTrip for Business в этом плане оказался настоящим спасением. Никакие чеки на месте требовать не пришлось, также как и проверять корректность актов и фактур. Все закрывающие документы появились сначала в электронном виде в личном кабинете.

Очень тяжело организовать, учитывая потребности каждого

В крупных компаниях часто содержат свое мини-агентство: тревел-менеджера, эккаунта и ассистента, но даже такой большой штат сотрудников не спасает от проблем, а еще и стоит очень дорого. Как быть стартапу, где из этого набора опций у тебя в лучшем случае есть… ничего из этого нет, не совсем понятно. Поэтому поиском билетов, гостиниц и прокладыванием маршрутов все занимались самостоятельно. И, разумеется, нашли себе разные рейсы, в разных аэропортах, которые были удобны каждому человеку в отдельности, но совершенно не учитывали интересы всей группы. К счастью, никто не успел ничего купить. Но лучше так не делайте. У группы должен быть координатор. И лучше он узнает об этом заранее, а не станет им стихийно. Организацию поездки нам все-таки пришлось поручить одному человеку. Она вынуждена была переписываться со всеми в выходные, попытки совместить все пожелания затянулись, и в итоге самые удобные и выгодные рейсы мы чуть не упустили.

Очень сложно что-то изменить, добавить или исправить быстро

Несмотря на длительное планирование, переговоры и многочисленные графики, почти никогда не удается предусмотреть все. Сместились даты одного мероприятия — и вот уже вылет происходит на сутки позже. Один оператор заболел — и приходится оперативно искать другого. Наконец, звездный гость передумал за несколько часов до начала и хочет съемку в совсем другой локации. Все это требует очень быстрой реакции, однако даже просто поменять билеты с доплатой среди ночи в аэропорту, если они куплены от юридического лица, крайне сложно. Почти все стандартные агентства заканчивают свой трудовой день в 19:00, чему, конечно, мы немного завидуем, но сами так четко работать не можем. Более того, обычно любая коррекция стоит очень дорого из-за дополнительных комиссий агентств. Поездка в Краснодар была одной из самых спланированных, но в итоге пришлось менять обратные билеты нескольким сотрудникам из-за изменений графика. Даже если есть полная уверенность в командировке, лучше брать билеты чуть дороже, но с возможностью замены, чтобы потом не пришлось покупать заново по тройной цене.

Что мне с этого?