Безопасность и дисциплина: как система контроля доступа позволяет компаниям сократить расходы
При поддержке
Оптимизация работы — одна из самых главных задач любой компании — будь то небольшой офис или огромный завод. На исследования способов повышения эффективности работы сотрудников ежегодно тратятся миллионы долларов. Простым и действенным способом решения этих задач является установка системы контроля доступа и учета рабочего времени. Вместе с нашим партнером — компанией PERCo — мы расскажем, как с помощью системы контроля доступа сократить расходы и увеличить прибыль.
Повысить безопасность
Троп, в котором сотрудник теряет или забывает свой электронный пропуск, из-за чего его перестают узнавать, любят использовать в кино. Будь то фильм «Двойник» или один из эпизодов сериала «Черное зеркало». За художественным приемом стоит и реальная проблема: когда по идентификатору одного сотрудника вместо него проходит кто-то другой. Привычные карты доступа сотрудник может потерять, забыть в кармане другой одежды или передать постороннему. Это причиняет неудобство самим сотрудникам и существенно снижает уровень безопасности компании. Сейчас в системах контроля доступа все чаще используют смартфоны и отпечатки пальцев, это безопаснее и удобнее, чем карты.
На практике
Место
Офисное здание
Штат
150 человек
Задача
Повысить безопасность, перейдя на идентификацию по отпечаткам пальцев
Что сделали
Установили оборудование, позволяющее использовать и карты, и смартфоны, и отпечатки.
Получили согласие на использование биометрических данных.
Важно
Очень важно проинформировать сотрудников о принципах хранения биометрических данных. Людей может беспокоить, что до их персональной информации доберутся посторонние. Необходимо подробно объяснить принципы работы системы: в ней хранятся не изображения отпечатков, а последовательность чисел. Алгоритм же, по которому изображение зашифровано, известен только производителю сканера.
Результаты
В результате компания смогла повысить уровень безопасности без ущерба для комфорта сотрудников. Большинство сотрудников остались довольны новой системой, позволяющей забыть о пропусках.
Победить авралы и дедлайны
Что мешает сотрудникам в срок выполнять поставленные задачи? Откуда берутся бесконечные авралы и нарушенные дедлайны? По статистике, 64% работающих россиян задерживаются на работе и приходят в офис в выходные дни. Но формальное присутствие в офисе вовсе не гарантирует занятость. Если с нецелевым использованием рабочего компьютера можно бороться с помощью ПО и ограничений доступа, как быть с теми, кто находится в офисе, но, например, часами пьет чай, ходит на бесконечные перекуры или болтает с коллегами из соседних кабинетов?
С помощью системы контроля доступа PERCo эту проблему можно решить, разделив пространство офисного здания на рабочие зоны и зоны отдыха. Система также позволяет назначить сотрудникам права доступа в офисные помещения в соответствии с их полномочиями: например, в серверную могут войти только IT-специалисты, на склад — только логисты и сотрудники склада. Такой подход позволяет не только бороться с нецелевым использованием рабочего времени, но и повысить безопасность ключевых помещений: никто «случайно» не получит доступ к данным и не заберет с собой документы. Разграничить права доступа можно также для сотрудников компании и для посетителей.
На практике
Место
Офисное здание
Штат
более 300 человек
Задача
Организовать контроль доступа на входе и внутри здания, разделить рабочие зоны и зоны отдыха для корректного учета рабочего времени.
Что сделали
Установили турникеты, сотрудники проходят по отпечаткам пальцев, гости получают временные карты.
Разграничили права доступа к помещениям в соответствии с обязанностями и графиком сотрудников.
Пребывание в кафе и комнате для курения учитывается как нерабочее время.
Результаты
Были устранены нецелевые перемещения сотрудников. Перекусы и перекуры стали укладываться в 45 минут, выделенных на обед. Увеличилась производительность труда.
Улучшить производительность
На крупных предприятиях с большим количеством сотрудников контролировать дисциплину труда особенно непросто: регулярные опоздания на 5–10 минут, вечерние уходы пораньше, слишком долгие обеды и перекуры — и вот в реальности рабочий день составляет не 8, а всего 7 часов. Эту проблему можно решить с помощью системы контроля доступа и учета рабочего времени.
На практике
Место
Металлургический завод
Штат
15 000 человек
Сменный график у рабочих и стандартный пятидневный у администрации. Задача: обеспечить защиту от доступа посторонних на территорию предприятия и повысить производительность труда
Задача
Организовать контроль доступа на входе и внутри здания, разделить рабочие зоны и зоны отдыха для корректного учета рабочего времени.
Что сделали
На проходной установили турникеты, доступ осуществляется только по пропускам.
Рядовой персонал в качестве пропуска использует карты доступа, руководство — смартфоны.
У входов в рабочие цеха и кабинеты установили терминалы учета рабочего времени. На крупных предприятиях для учета рабочего времени разумно использовать именно их, а не турникеты, так как сотрудникам нужно время, чтобы дойти до рабочего места.
Ввели автоматизированный учет рабочего времени на основе недельных, сменных и скользящих графиков работы.
Благодаря модулю интеграции системы с программой 1С бухгалтер получает табель в законодательно одобренном формате, даже ведя учет фактически отработанного времени.
Результаты
Обеспечена безопасность территории завода. За восемь месяцев работы системы нарушения трудовой дисциплины сократились в 5 раз.
Мне это надо! С чего начать?
Современные системы контроля доступа и учета рабочего времени легко масштабируются и подойдут как для небольшого офиса, занимающего одно помещение в бизнес-центре, так и для крупного предприятия с тысячами сотрудников и собственной территорией. PERCo и ее партнеры во всех регионах России помогут с выбором оптимального решения, внедрением системы и обучением сотрудников.